同じ部署の事務の女性が1週間休暇を取るため、私が1人で事務を回すことになります。彼女の急ぎの仕事は私が代わりにやることは理解していますが、それ以外の急ぎでない仕事は断っても問題ないでしょうか？また、それを営業の人に伝える際に、感じが悪くない伝え方はありますか？

同じ部署の事務の女性が1週間休暇を取るため、あなたが1人で事務を回すことになる状況ですね。彼女の急ぎの仕事を代わりにやることは理解していますが、それ以外の急ぎでない仕事については、断ることが可能です。ただし、その際には、自分の仕事量が多いことを説明し、公平性を保つために、他の同僚にも同様の方針を適用することを明確にすると良いでしょう。

具体的には、営業の人に対して、「彼女が休暇中ですので、急ぎの仕事は私が引き受けますが、それ以外の仕事については、現在の私の仕事量が多く、他の同僚も同様の状況ですので、公平を期すために、それらの仕事は休暇明けに彼女に任せることになります。ご理解いただけますと幸いです」と伝えると、感じが悪くない伝え方になると思います。

また、このような状況では、上司にも事前に報告し、あなたが1人で事務を回すことの負担を理解してもらうことが重要です。それにより、他の同僚からの過剰な仕事の依頼を防ぐことができます。

さらに、このような状況を改善するために、部署内での仕事の分担や、緊急時の対応方法について、定期的にミーティングを行うことを提案するのも一つの方法です。それにより、同様の状況が発生した際に、スムーズに対応できる体制を整えることができます。