営業事務として、大きな施設を持つ営業マンの担当をしています。最近、担当が所長に変わり、言った言わない問題が多発しています。文面でのやり取りを提案しましたが、所長は忙しいために口頭でのやり取りを続けたいと言いました。業務に支障が出ているため、協力をお願いしましたが、納得してもらえませんでした。どのように対応すればよいでしょうか？

営業事務として、大きな施設を持つ営業マンの担当をしている場合、特に担当が所長に変わった後に言った言わない問題が多発すると、業務の効率性と正確性に影響を与える可能性があります。このような状況では、以下の点を考慮して対応することが重要です。

1. 明確なコミュニケーション方法の確立

まず、文面でのやり取りを提案した理由を再度説明することが重要です。口頭でのやり取りは迅速ですが、誤解や情報の欠落が発生しやすいため、文面でのやり取りが必要であることを強調します。具体的には、以下のようなメリットを挙げることができます。

• 記録の残しやすさ: 文面でのやり取りは、後から確認が容易であり、トラブル時の証拠としても利用できます。
• 情報の正確性: 文面でのやり取りは、口頭での伝達よりも情報の正確性が高く、誤解を防ぐことができます。
• 時間の節約: 文面でのやり取りは、後から確認が容易であり、同じ情報を何度も伝える必要がなくなります。

2. 所長の立場を理解し、共感する

所長が忙しいことを理解し、その立場に立って考えることも重要です。所長が口頭でのやり取りを続けたい理由を聞き、その理由に対して共感することができれば、所長も提案を受け入れやすくなります。例えば、「所長が忙しいことは十分に理解しています。しかし、文面でのやり取りを行うことで、所長の負担を軽減し、業務の効率化につながると考えています。」といった形で、所長の立場を理解しつつ、提案のメリットを説明することができます。

3. 具体的な提案を行う

文面でのやり取りを行う場合、具体的な方法を提案することも重要です。例えば、以下のような方法を提案することができます。

• メールでのやり取り: メールでのやり取りは、迅速かつ記録が残しやすいため、業務の効率化につながります。
• チャットツールの利用: チャットツールを利用することで、迅速にやり取りができ、記録も残しやすいです。
• 定期的なミーティングの実施: 定期的なミーティングを実施することで、口頭でのやり取りを行いつつ、文面でのやり取りも行うことができます。

4. 上司との信頼関係を築く

最後に、上司との信頼関係を築くことも重要です。上司との信頼関係が築ければ、提案を受け入れてもらいやすくなります。信頼関係を築くためには、以下のようなことが重要です。

• 積極的に報告・連絡・相談を行う: 上司に対して、積極的に報告・連絡・相談を行うことで、上司からの信頼を得ることができます。
• 上司の指示に従う: 上司の指示に従うことで、上司からの信頼を得ることができます。
• 上司の立場を理解する: 上司の立場を理解し、上司の考え方に共感することで、上司からの信頼を得ることができます。

以上の点を考慮して、所長とのコミュニケーションを改善し、業務の効率化を図ることが重要です。