初めて取引先にメールを送る際、他部署の人が取り次ぎをしてくれた場合、どのようにメールを作成したらスムーズにコミュニケーションが取れるでしょうか？
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対策と回答
初めて取引先にメールを送る際、他部署の人が取り次ぎをしてくれた場合、以下の点に注意してメールを作成することで、スムーズなコミュニケーションを図ることができます。
挨拶と感謝の言葉: メールの冒頭で、取引先の方に対しての挨拶と、取り次ぎをしてくれた同僚への感謝の言葉を添えることで、丁寧な印象を与えることができます。例えば、「いつもお世話になっております。〇〇部の〇〇と申します。先日は、〇〇部の〇〇さんを通じて、貴社との連携についてご相談させていただく機会を頂きましたこと、心より感謝申し上げます。」といった表現が考えられます。
取り次ぎの背景を説明: 取り次ぎをしてくれた同僚の名前と、その背景を簡潔に説明することで、取引先の方が状況を理解しやすくなります。例えば、「先日、弊社の〇〇部の〇〇さんから、貴社との新しいプロジェクトについてご相談させていただくことができました。」といった表現が適しています。
目的を明確にする: メールの目的を明確にすることで、取引先の方がメールの内容を把握しやすくなります。例えば、「今回は、〇〇についてご相談させていただきたく、メールさせていただきました。」といった表現が考えられます。
具体的な内容を記載: メールの本文には、具体的な内容を記載することで、取引先の方が返信しやすくなります。例えば、「具体的には、〇〇についてご相談させていただきたいと思います。」といった表現が適しています。
返信を促す: メールの結びには、返信を促す言葉を添えることで、取引先の方が返信しやすくなります。例えば、「何卒よろしくお願い申し上げます。」といった表現が考えられます。
以上の点に注意してメールを作成することで、スムーズなコミュニケーションを図ることができます。
よくある質問
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