勤怠管理システムと残業代に関する質問です。 弊社（従業員50人未満の中小企業）では、従業員が自分のPCでアプリを使ってGPSで打刻し、残業は申告制で行っています。退勤ボタンを打刻した後、従業員が自分で残業時間を確認し、申請を行い、トップが承認すると残業代が計算される仕組みです。 担当が私に変わったため、打刻した時間で残業代が出るように変更しようと考えていますが、万が一打刻を忘れた場合の対応について疑問があります。今まではトップが優しいため、後から手入力で残業時間を申請し、承認されていました。しかし、この方法は違法ではないかと心配しています。 また、定時が18時ですが、18:10までは残業とみなさない設定が可能です。従業員にどのように説明すれば良いかアドバイスをお願いします。

勤怠管理システムと残業代の計算方法は、労働基準法に基づいて適切に設定する必要があります。打刻忘れに対する対応については、以下の点を考慮することが重要です。

1. 打刻忘れの対応: 打刻を忘れた場合、定時で帰ったことにするという方法は、労働基準法に違反する可能性があります。労働基準法では、労働時間の記録が正確に行われることが求められており、打刻忘れを定時退社とすることは、労働時間の記録を改ざんする行為となります。これは、労働基準法第108条に違反する可能性があります。

2. 適切な対応策: 打刻忘れが発生した場合、従業員が速やかに報告し、証拠（例えば、業務日誌やメールの記録）を提出することで、労働時間を証明することができます。また、会社としては、打刻忘れが発生した場合のルールを明確に定め、従業員に周知することが重要です。例えば、打刻忘れが発生した場合、翌日までに上司に報告し、証拠を提出することを義務付けるなどの対策が考えられます。

3. 残業時間の設定: 18:10までを残業とみなさない設定については、労働基準法第37条に基づく残業代の支払い義務があります。ただし、1日の労働時間が8時間を超えない範囲であれば、残業として扱わないことも可能です。従業員に対しては、労働基準法に基づく残業の定義と、会社の方針を明確に説明することが重要です。例えば、「労働基準法に基づき、1日8時間を超える労働時間に対しては残業代が発生しますが、18:10までは8時間以内の労働時間として扱います」という説明が適切です。

これらの対応策を講じることで、労働基準法に違反するリスクを最小限に抑えることができます。また、従業員との信頼関係を維持するためにも、ルールを明確にし、公平に運用することが重要です。